EM PIRACICABA (SP) 17 DE DEZEMBRO DE 2020

Resoluções garantem trabalho de gestão documental na Câmara

Elas criam a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e estabelecem como deve ser o trabalho




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Primeira reunião da comissão aconteceu em fevereiro

Crédito: Leandro Trajano


O trabalho de gestão, preservação e acesso documental da Câmara de Vereadores de Piracicaba está amparado por duas resoluções publicadas esta semana pela Mesa Diretora. No primeiro caso, foram estabelecidos os procedimentos dos arquivos audiovisuais e sonoros e, no segundo, formalizados os nomes dos servidores da Casa da comissão permanente, responsável por estabelecer as operações técnicas e avaliar os arquivos.

Atualmente, o acervo da videoteca da Câmara tem aproximadamente, 3.000 fitas no antigo formato VHS, 2.000 Fitas VHS-C (uma espécie de VHS, porém que necessita de adaptador), 7.500 DVDs, 100 disquetes e seis fitas magnéticas, que somam mais de 30 mil horas de gravação. Estima-se, ainda, que a videoteca receba em torno de 30 horas de novos vídeos por semana. O desafio da Câmara é o de preservar todos esses documentos, além de outros acervos, a longo prazo e, ainda, acompanhar as novas tecnologias para migração das mídias e torna-las acessíveis.

Em linhas gerais, a gestão de documentos (ou gestão documental) prevê os procedimentos e as operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Esse trabalho, que dentro dos órgãos públicos no país deve ser permanente, precisa ser aplicado tanto em documentos físicos, no caso o papel, ou nas chamadas mídias digitais, como DVDs, os antigos disquetes e as fitas VHSs.

Pela resolução 10/2020, publicada no último dia 16, a CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos) da Câmara não recebe remuneração pelos trabalhos feitos e os integrantes são designados por ato da presidência, o que já ocorreu em 29 de janeiro deste ano.

A coordenação é de Bruno Didoné de Oliveira, diretor do Departamento de Documentação e Transparência. Os demais membros são a arquivista Giovanna Fenili Calabria, do mesmo departamento; a advogada Caroline Domingues de Souza, do Departamento de Assuntos Jurídicos; a agente administrativa Any Isabelle Almeida Ferraz de Araújo, que atua no Setor de Protocolo; e o técnico de processamento de dados João Paulo Rodolfo de Siqueira, do Setor de Informática.

Segundo Bruno Didoné de Oliveira, a composição da comissão foi estratégica, pois os profissionais dos demais setores atuam diretamente com documentos na Câmara. “Pelo Setor de Protocolo passam todos os documentos, é onde tudo se inicia. O Setor de Informática vai nos ajudar a desenvolver tecnologias para gerenciar melhor o acervo. E o Departamento de Assuntos Jurídicos nos ampara nos aspectos legais”, esclarece.

A publicação de uma resolução para tratar do assunto, na avaliação de Bruno, assegura ao Legislativo Piracicabano uma política institucional para os procedimentos dos integrantes da comissão. Aliás, essa foi uma sugestão dada pelo presidente da Câmara, Gilmar Rotta (CID), em fevereiro, quando a comissão se reuniu pela primeira vez.

A resolução garante legalmente a continuidade da comissão, independente das mudanças de gestões na Câmara, que acontece a cada dois anos, mesmo que seus membros sejam alterados por outro ato da presidência. “Uma resolução interna respaldará as atividades futuras da comissão”, explicou Gilmar, na ocasião.

Gilmar Rotta, ainda na ocasião, sugeriu que o grupo explorasse outras casas legislativas que já sistematizaram seus documentos e também instituições referências no país. “É um trabalho que leva tempo, mas que também precisa ser acelerado e contar com a integração e colaboração dos profissionais, setores e departamentos da Câmara”, afirmou o presidente, à época.

Foi o que aconteceu no decorrer dos meses, já que os integrantes da comissão chegaram a visitar o Cedoc (Centro de Documentação), da TV Globo, e o Arquivo Público do Estado de São Paulo. Mas, mesmo estas duas instituições possuem procedimentos que ou não são aplicáveis às necessidades da Câmara ou também estão avançando no aspecto documental. A intenção é também recorrer à Cinemateca Brasileira, também localizada em São Paulo, e responsável pela preservação e difusão da produção audiovisual brasileira, com o maior acervo da América do Sul relacionados ao cinema.

Bruno Didoné explica como aconteceu o trabalho da comissão, mesmo com a pandemia do novo coronavírus em curso: “os trabalhos foram um pouco mais intensos no começo, com reuniões quinzenais. Eles visitaram todos os departamentos para fazer um diagnóstico e também teve início a elaboração da tabela de temporalidade, sempre buscando novas alternativas tecnológicas para fazer o gerenciamento documental”, informa.

Outro avanço em um ano atípico, marcado pela rotina dos profissionais da Câmara em home office, é a resolução 9/2020, também do dia 16 de dezembro. Ela traz uma série de procedimentos a serem aplicados para garantir a gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos de conteúdo audiovisual e sonoros.

São documentos audiovisuais aqueles que sejam o resultado da atividade de fixação ou transmissão de imagens, que tenham a finalidade de criar a impressão de movimento, acompanhadas ou não de som, independentemente dos processos de captação, do suporte utilizado inicial ou posteriormente para fixa-las ou transmiti-las, ou dos meios utilizados para sua veiculação, reprodução, transmissão ou difusão.

Já os documentos sonoros são os provenientes de registro sonoro, como disco e disco fita audiomagnética.

Bruno reforça que esta segunda resolução dá, novamente, segurança e autonomia à comissão que, conforme o próprio nome diz, é “permanente” e deve desempenhar um trabalho técnico. “A resolução é fruto de reuniões da comissão”, diz ele.

As resoluções 9 e 10/2020 são frutos dos projetos de resolução 10 e 11/2020, aprovados em discussão única na 41ª reunião ordinária da Câmara, realizada no último dia 14. Já o ato da presidência 1/2020 foi publicado em 29 de janeiro deste ano, com os nomes dos atuais membros da comissão.

Câmara

Texto:  Rodrigo Alves - MTB 42.583
Supervisão de Texto e Fotografia: Valéria Rodrigues - MTB 23.343

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